Zamówienia publiczne

Ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty

Organizator:

Muzeum Archeologiczne w Biskupinie

Biskupin 17, 88-410 Gąsawa

Tel. 52 3025025

www.biskupin.pl, e-mail: sekretariat@biskupin.pl

Muzeum Archeologiczne w Biskupinie ogłasza przetarg nieograniczony ofertowy na zorganizowanie zaplecza gastronomicznego podczas trwania XXIX Festynu Archeologicznego w Biskupinie w terminie 14 – 18 września 2024 r., powierzchnia terenu pod zaplecze gastronomiczne ok. 1600 m².

Organizator informuje, że:

- szacowana liczba uczestników wyniesie ok. 4000 tys. osób dziennie,

- podczas imprezy na terenie Muzeum będą dodatkowo stałe punkty gastronomiczne tj. Evelyn Cafe, Podpłomyki Cysterskie, Szkoła Podstawowa i Przedszkole Samorządowe z Gąsawy,

- zastrzega sobie prawo ustawienia po środku zaplecza gastronomicznego stoiska z piwem prowadzonego przez Browar Czarnków, który jest jednym ze sponsorów wydarzenia

- Oferent może korzystać z podwykonawców, z zastrzeżeniem iż ponosi za nich pełną odpowiedzialność.

1. Opis przedmiotu przetargu

1. Zapewnienie obsługi gastronomicznej podczas trwania XXIX Festynu Archeologicznego w Biskupinie w terminie od 14 do 18 września 2024 r. a w szczególności zorganizowanie zaplecza gastronomicznego z czterema strefami asortymentu:

- dania z grilla np. kiełbasa, karkówka, szaszłyk, żeberka, golonka, itp.

- dania obiadowe np. kotlet z kurczaka, kotlet schabowy, mielony, de-volay, karkówka w sosie, gołąbki, zupy itp.

- dania wegetariańskie np. naleśniki, pierogi, warzywa, omlety, makarony itp.

- dania wegańskie np. kasze itp.

- dania Fast Food np. hamburger, kebab, frytki, hot dogi itp.

2. Organizator w ramach ww. strefy wyraża zgodę na sprzedaż lodów i gofrów.

3. Organizator wymaga aby wszystkie stoiska serwowały ciepłe i zimne napoje bezalkoholowe.

4. Obowiązki Oferenta:

- przygotowanie miejsc siedzących za stołami w tym 50% stołów z zadaszeniem (parasole i/lub namioty) na minimum 750 osób,

- rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi Organizatora, przy uwzględnieniu przepisów BHP,

- wydanie ciepłego posiłku każdego dnia trwania festynu dla ok. 400 wykonawców i obsługi, na podstawie bonów obiadowych przygotowanych przez Organizatora,

- po zakończeniu imprezy przygotowanie bonów obiadowych do rozliczenia w taki sposób aby można było je sprawnie policzyć,

- zapewnienia personelu do obsługi punktów gastronomicznych podczas trwania imprezy w dniach od 14 do 18 września 2024 w godz. od 10:00 do 18:00,

- dokonywania wszelkich dostaw do zaplecza gastronomicznego do godz. 9:00, po godzinie 9:00 ruch samochodowy po terenie rezerwatu jest zabroniony,

- bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru w czasie trwania festynu,

- wydawania posiłków w naczyniach jednorazowych,

- posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych, wraz z ważną dokumentacją wymaganą prawem w odniesieniu do tego rodzaju urządzeń,

- zabezpieczenie we własnym zakresie okablowania do miejsca z urządzeniami elektrycznymi – przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno – elektrycznym,

- doprowadzenie we własnym zakresie wody do celów spożywczych i sanitarnych dla potrzeb własnych Oferenta i jego personelu z miejsca wskazanego przez Organizatora,

- podanie informacji na temat zapotrzebowania na moc, zapotrzebowanie wyrażone w kW/h,

- wykaz podwykonawców – jeżeli dotyczy,

- przed podpisaniem umowy Oferent zobowiązany jest wpłacić na konto Organizatora zadatek w wysokości 30.000,00 zł tytułem należytego wykonania umowy, kwota ta będzie zaliczona na poczet opłaty za realizację obsługi gastronomicznej.

5. Obowiązki Organizatora:

- zapewnienie terenu pod zaplecze gastronomiczne o powierzchni ok. 1600 m², mapka z lokalizacją, która stanowi załącznik nr 2 do niniejszego przetargu

- zapewnienie dostępu do energii elektrycznej,

- zapewnienie dostępu do wody,

- zapewnienie odpowiedniej ilości pojemników na śmieci i dbanie o ich regularne opróżnianie,

- przygotowanie bonów obiadowych dla wykonawców i obsługi festynu,

- zapłata za zrealizowane bony obiadowe na podstawie policzonych bonów obiadowych i wystawionej faktury, wartość 1 bonu obiadowego – 25,00 zł

2. Warunki udziału w przetargu

O obsługę gastronomiczną festynu w ramach niniejszego przetargu mogą ubiegać się osoby, które:

1. Złożą oferty zgodne z zakresem i opisem istotnych warunków wymaganych przez Zamawiającego oraz zadeklarują kwotę na obsługę gastronomiczną festynu

2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności, tzn. posiadają zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej, posiadają niezbędną wiedzę, doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i wykwalifikowanym personelem upoważnionym do wykonania zamówienia.

3. Kryteria wyboru oferty:

1. Zamawiający przewiduje wybór 1 Oferenta na czas trwania imprezy.

2. Oferent zobowiązany jest do podania kwoty na obsługę gastronomiczną równą lub wyższą od kwoty minimalnej wymaganej przez Organizatora w wysokości 42.000,00 zł. brutto.

3. Cena musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownie, cenę należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

4. O wyborze oferenta będzie decydować najwyższa zadeklarowana przez Oferenta cena na realizację obsługi gastronomicznej festynu.

4. Wymagania dotyczące wadium

1. Wadium z dopiskiem „Zorganizowanie zaplecza gastronomicznego podczas XXIX Festynu Archeologicznego w Biskupinie” w wysokości 7.000,00 zł. należy wpłacić do dnia 12 sierpnia 2024 r. do godz. 14:00 w kasie Muzeum Archeologicznego w Biskupinie, Biskupin 17, 88-410 Gąsawa lub przelewem na konto Organizatora PKO BP S.A. nr 13 1020 1462 0000 7102 0338 8956.

2. Wadium osoby wygrywającej przetarg nie podlega zwrotowi. Wadium zalicza się na poczet opłaty za realizację obsługi gastronomicznej.

3. Pozostałym uczestnikom przetargu wadium się zwraca w terminie do 3 dni, na podstawie wykazu wadiów do zwrotu sporządzonego niezwłocznie po zakończeniu przetargu odpowiednio do formy w jakiej zostało wniesione tj.:

1. zwrot wadium wpłaconego przelewem następuje poprzez dokonanie przelewu na konto wpłacającego po zakończeniu przetargu,

2. zwrot wadium wniesionego gotówką następuje w kasie Muzeum Archeologicznego w Biskupinie po zakończeniu przetargu.

5. Informacje dotyczące przygotowania oferty

1. Oferent powinien zapoznać się z całością niniejszej dokumentacji.

2. Oferent składa tylko jedną ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym przetargu

3. Oferta musi być sporządzona czytelnie, w języku polskim, podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania oferenta oraz opatrzona pieczątkami imiennymi.

4. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami powinna stanowić całość i winna być umieszczona w zamkniętej i nie prześwitującej kopercie. Koperta z ofertą powinna być opatrzona w dane Wykonawcy oraz w napis:

Oferta na „Zorganizowanie zaplecza gastronomicznego podczas XXIX Festynu Archeologicznego w Biskupinie”, nie otwierać przed godziną 13:30 dnia 19 sierpnia 2024 roku.

5. W przypadku podpisania oferty przez upoważnionego przedstawiciela do oferty należy dołączyć stosowne upoważnienie.

6. Wszystkie strony oferty zawierające tekst muszą być ponumerowane.

6. Składanie i otwieranie ofert

1. Oferty można składać osobiście lub przez operatora pocztowego w sekretariacie Muzeum Archeologicznego w Biskupinie, Biskupin 17, 88-410 Gąsawa

2. Ofertę należy złożyć na druku oferty, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego przetargu.

3. Termin składania ofert upływa w dniu 19 sierpnia 2024 r. o godzinie 13:00. Oferty otrzymane przez Organizatora po tym terminie nie będą rozpatrywane

4. Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 19 sierpnia 2024 r. o godzinie 13:30 w Muzeum Archeologicznym w Biskupinie, Biskupin 17, 88-410 Gąsawa.

5. Otwarcie ofert jest jawne. Jeżeli przedstawiciele Oferentów, którzy złożyli ofertę nie są obecni przy otwarciu ofert, zostaną powiadomieni o wynikach postępowania poczta elektroniczną.

6. Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań Organizatora, zastrzega on sobie możliwość unieważnienia przetargu bez wybrania oferty i zawarcia umowy z dowolnie wybranym przez siebie podmiotem, lub ogłoszenia nowego przetargu. O unieważnieniu przetargu bez wybrania oferty Organizator powiadomi pisemnie uczestników przetargu.

7. Oferent ma prawo przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.

- Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ja wycofać, pod warunkiem że uczyni to przed terminem składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają formy pisemnej. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane w ten sam sposób jak oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywana oferta, należy opatrzyć napisem „zmiana”.

- oświadczenie o wycofaniu oferty powinno być podpisane przez osobę/y uprawnioną/e do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta oraz opakowane i zaadresowane w ten sam sposób jak oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywane to powiadomienie, należy opatrzyć napisem „wycofanie”.

8. Oferty wycofane nie będą odczytywane.

7. Załączniki do oferty

1. Odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej;

2. Dowód wpłaty wadium.

3. Stosowne pełnomocnictwa, jeżeli ofertę składa pełnomocnik

8. Warunki umowy

1. Zamawiający podpisze umowę z Oferentem, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę.

2. Szczegółowe warunki umowy zostały określone w załączniku nr 3 do niniejszego przetargu.

9. Wykaz załączników niniejszego przetargu

1. Druk oferty – Załącznik nr 1

2. Mapka z lokalizacją zaplecza gastronomicznego – Załącznik nr 2

3. Wzór umowy – Załącznik nr 3